Communicatie over risico's

Met behulp van een risico-analyse volgens de RISMAN-methode worden enerzijds de risico's bepaald die het projectresultaat kunnen bedreigen en anderzijds de beheersmaatregelen geïnventariseerd die deze risico's kunnen verkleinen of wegnemen. Maar op welke manier wordt er eigenlijk over risico's gepraat tijdens zo'n risico-analyse of überhaupt binnen projecten? Kunnen risico's objectief worden ingeschat? En zo niet, op welke manier is de communicatie over risico's gekleurd en bepaald door bijvoorbeeld ervaringen van betrokken personen of zojuist opgetreden ongevallen? Gaan mensen anders om met risico's waar ze zelf verantwoordelijk voor zijn dan met andermans risico's? En worden risico's ook weleens weggepraat of juist genegeerd?

Omdat bovenstaande vragen moeilijk te beantwoorden zijn worden hier enkele succesfactoren aangereikt die een open communicatie over risico's kunnen bevorderen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de communicatie tijdens een risico-analyse en de communicatie in het voortdurende proces van risicomanagement.

Voor een volledige beschrijving van problemen en succesfactoren in de communicatie over risico's tussen verschillende bij een project betrokken partijen wordt verwezen naar het bijgevoegde document "Communicatie over risico's".

1 Risico-analyse

• het oproepen van zelfreflectie bij de deelnemers aan de risico-analyse door de risico-analist (bijvoorbeeld door te wijzen op het bestaan van heuristiek)
• het stellen van dezelfde vraag op meerdere manieren
• deelnemers laten oefenen met het schatten van risico's
• het investeren van tijd in het delegeren van verantwoordelijkheden zodat de deelnemers voelen waar het om gaat
• het gebruik maken van de "petten van de Bono". Hiermee kan de risico-analist deelnemers aan de risico-analyse vanuit een bepaald gevoel laten redeneren, waardoor gemakkelijker over bepaalde gevoelens kan worden gepraat
• het trainen van projectleiders in het omgaan met risico's
• het zorgen voor een vertrouwelijke sfeer waarin duidelijk is dat het aangeven van onzekerheden niet leidt tot een beoordeling van persoonlijk functioneren
• het bespreekbaar maken van structurele verschillen van inzicht
• het zorgen voor draagvlak voor de uitvoering van de risico-analyse door de projectleider het doel van de risico-analyse uit te laten dragen.

Het opleggen van beperkingen aan de uitvoering of de resultaten van de risico-analyse door de projectleider leidt ertoe dat geen reëel beeld wordt verkregen van het risicoprofiel van het project. Een risico-analyse is op deze manier niet zinvol.

2 Risicomanagement

De projectleider moet ten behoeve van een zo transparant mogelijke communicatie een "open" sfeer en een "wij-gevoel" binnen zijn projectteam nastreven, waarbinnen de projectteamleden zoveel mogelijk op één lijn zitten. Het is belangrijk dat de projectleider zelf dit proces initieert en vertrouwen weet over te brengen op de projectteamleden. Vervolgens moet hij erop toezien dat het proces consequent in de gehele projectorganisatie wordt nageleefd.

Het uiten van bedenkingen en zorgpunten, zonder dat een overdreven pessimistische stemming wordt gecreëerd, zou binnen projecten door de projectleider moeten worden gestimuleerd. Het verder uitzoeken van deze zorgpunten zou onder verantwoordelijkheid van projectteamleden moeten plaatsvinden, om betrokkenheid en draagvlak te creëren.

Om transparante communicatie na te streven moet de projectleider te allen tijde zijn rol duidelijk maken ten opzichte van zijn eigen projectteamleden en zorgen voor consistentie in zijn optreden naar zowel het projectteam als de opdrachtgever.

Het in elk project is zinvol om aan de orde te stellen of de benodigde kennis over specifieke onderwerpen in voldoende mate binnen het projectteam of de eigen organisatie aanwezig is.
Bij het samenstellen van het projectteam is het zinvol om te overwegen of er een balans is tussen personen die risico's willen beheersen middels technische normen of middels juridische kaders.

Projectblindheid kan worden beperkt door van tijd tot tijd mensen van buiten de projectorganisatie een risico-analyse of een audit uit te laten voeren. Hierbij zijn niet zozeer de conclusies van deze onderzoeken van belang maar vooral de vragen die worden gesteld.

Het leren van andere (vergelijkbare) projecten zou meer moeten worden gestimuleerd. Dit leereffect kan op twee manieren worden benut:

• het binnenhalen van expertise
• het organiseren van een soort afstemmingsoverleg.

Communicatie tussen projectteam en opdrachtgever dient op een zo open mogelijke wijze plaats te vinden om te voorkomen dat de perceptie over de wensen en verwachtingen ten aanzien van het uiteindelijke product teveel verschillen. Het verzwijgen van risico's, door zowel de opdrachtgever als door het projectteam, kan uiteindelijk averechtse gevolgen hebben.
Om te zorgen voor een open communicatie tussen projectteam en opdrachtgever zijn belangrijke aspecten: het stellen van wederzijds realistische doelen en het bewustzijn van elkaars afhankelijkheid.

Ten einde de risico's zo goed mogelijk te beheersen moet ook de communicatie tussen projectteam en opdrachtnemers zo open mogelijk zijn. Dit omdat de opdrachtnemers in eerste instantie een informatieachterstand hebben en zodoende niet op de hoogte zijn van alle risico's. Als niets wordt gedaan aan de informatieachterstand kan dit tot een ongewenst spanningsveld leiden, met alle nadelige gevolgen van dien.
Het kennen van elkaars onderhandelingsruimte kan deze open sfeer stimuleren.

Het doseren van de informatie is vaak de kunst in communicatietrajecten. Niemand is immers gediend met een overload aan informatie. Ook hiervoor kunnen de resultaten van de omgevingsanalyse worden gebruikt omdat hiermee inzicht is geboden in het proces waarin een andere partij verkeert. Hierdoor kunnen afwegingen beter worden gemaakt.

3 Tenslotte

Download