Wanneer?

Elk risico kan, in elke fase van het project, het eindresultaat bedreigen. Het eindresultaat dat tot stand moet komen binnen de gestelde tijd en het vastgestelde budget en dat moet voldoen aan de kwaliteitseisen. Aan het begin van elke nieuwe fase moet daarom duidelijk zijn welke risico's het eindresultaat van het project kunnen beïnvloeden en welke daarvan zich in die nieuwe fase kunnen voordoen.

Afhankelijk van de beschikbare informatie geeft de risico-analyse een gedetailleerd beeld van de risico's in de eerstvolgende fase en een globaal beeld van de risico's in de latere fasen. Het bereiken van een tussentijdse mijlpaal, het einde van een fase, binnen de geplande tijd en met de beschikbare middelen, is belangrijk. Maar het eindresultaat van het project mag hierbij niet uit het oog worden verloren. Elk risico telt, ook als dat misschien in een latere fase pas een rol speelt en ook als dat betekent dat een fase niet tijdig kan worden afgerond. Daar geen gehoor aan geven, zou alleen maar meer risico voor het verdere verloop van het project opleveren, wat uiteindelijk tot nog meer vertraging kan leiden.

De risico-analyse richt zich dus in eerste instantie op de risico's die het eindresultaat van het project in gevaar kunnen brengen en daarna pas op die welke het eindresultaat van de betreffende fase bedreigen. Risicomanagement in een projectfase strekt zich dus ook uit tot de volgende fasen (zie onderstaande figuur).

Het RISMAN-proces       

Elke projectfase kent zijn eigen risico's waar risicomanagement rekening mee moet houden. Wij geven een kort overzicht.

Voorstudiefase
Risico's kunnen er in deze fase toe leiden dat het resultaat, meestal de startnotitie of het projectplan, niet behaald wordt binnen de gestelde tijd. Als dit resultaat kwalitatief onvoldoende is kan dit ook aanleiding geven tot vertraging of extra kosten in een latere fase. Risicomanagement in de voorstudiefase richt zich op het beheersen van onder andere:

• politieke aspecten, zoals besluitvorming, kabinetswijzigingen
• maatschappelijke aspecten, zoals de invloed van belangengroeperingen, de media
• projectorganisatorische aspecten, zoals capaciteitsgebrek in het projectteam.

Tevens kan risico-analyse in deze fase worden gebruikt ter ondersteuning van het maken van een keuze tussen meerdere alternatieven.

Trajectstudiefase
In deze fase kunnen maatregelen worden getroffen om bijvoorbeeld partijen bij het overleg te betrekken of tijdig met hen over eisen te onderhandelen. Van tevoren kan een inschatting worden gemaakt van de mogelijke invloed van de betrokken partijen en de eisen die zij kunnen stellen, zodat daarop kan worden geanticipeerd. De volgende partijen spelen onder andere een rol:

• Kabinet en Tweede Kamer
• provincies en gemeenten
• burgers en bedrijven
• milieu- en belangengroeperingen.

Risicomanagement in de trajectstudiefase moet het besluitvormingsproces tussen alle betrokken partijen zo soepel mogelijk laten verlopen.

Planuitwerkingsfase
In deze fase ontstaan het programma van eisen en de nota van randvoorwaarden. De kwaliteit van met name deze producten is bepalend voor de risico's in een latere fase.
Risico's in deze fase kunnen zijn:

• projectorganisatorische aspecten, zoals capaciteitstekort binnen het projectteam
• aanvullende eisen van de opdrachtgever, waardoor nieuwe ontwerpen moeten worden gemaakt
• vertragingen in de grondverwerving
• problemen bij het aanpassen van bestemmingsplannen
• vergunningen die op zich laten wachten.

In de planuitwerkingsfase komt het contract tussen de projectorganisatie en haar opdrachtgever tot stand. De risico-analyse kan de betrouwbaarheid van de raming of de planning aan de opdrachtgever aantonen. Op basis hiervan wordt vervolgens een planning afgesproken en een budget afgegeven, de zogenaamde beschikking.

Tevens kan op basis van de risico-analyse een keuze worden gemaakt van de meest geschikte contractvorm (o.a. Design en Construct).

Aanbestedingsfase
De maatregelen die in deze fase genomen worden om de risico's te beheersen hebben invloed op de beheersing van tijd en geld van de gehele aanbesteding. Bij het afwegen van aanbiedingen van de verschillende partijen is het belangrijk de risico's in deze fase goed te kunnen inschatten. Om deze risico's te beheersen kunnen nadere afspraken met de aannemer worden gemaakt.
Het risicomanagement in deze fase gaat voornamelijk om:

• het goed inschatten van de uitvoeringsrisico's van elke aanbieding om een goede keuze te kunnen maken
• het zorgvuldig doorlopen van de aanbestedingsprocedure om claims van aanbiedende partijen te voorkomen
• Het voorkomen van vertragingen tijdens de aanbestedingsprocedure zelf een heldere verdeling van de risico's tussen opdrachtnemer(s) en opdrachtgever bij het opstellen van de aanbiedingsovereenkomst.

Uitvoeringsfase
In de uitvoeringsfase ligt het accent van risicomanagement vooral op de risico's die kunnen optreden bij de technische uitvoering van het project en op de beheersing van het contract.

De risico's in deze fase hebben onder andere betrekking op:

• samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer
• kwaliteit en capaciteit van de opdrachtgever of opdrachtnemer
• onverwachte kabels en leidingen of andere obstakels
• calamiteiten zoals het vollopen van een bouwput of het omvallen van een kraan
• complexe logistiek van het bouwproces.

Beheersfase
Aan het begin van deze fase verschuift de verantwoordelijkheid voor het projectresultaat en dus het risicomanagement van het projectteam naar de beheerder. Deze beheerder wordt geconfronteerd met risico's die het gevolg kunnen zijn van keuzes die in de voorgaande fasen gemaakt zijn.

Mogelijke risico's in deze fase zijn:

• tegenvallende exploitatie-opbrengsten
• kortere levensduur van het bouwwerk dan gepland
• hogere onderhoudskosten dan gepland
• noodzaak van functionele aanpassingen.