Hoe?

Met de risico-analyse wordt duidelijk welke risico's kunnen optreden. Aan de hand daarvan kan de projectmanager beheersmaat-regelen treffen. Het effect van de beheersmaatregelen wordt regelmatig beoordeeld en de risico's worden opnieuw geïnventariseerd.

De RISMAN-methode       

Risico-analyse volgens de RISMAN-methode
Elke projectfase start met een risicoanalyse. Deze risicoanalyse maakt duidelijk welke risico's in het project kunnen optreden en waardoor het goede verloop van het project verstoord kan worden.. De risico's worden systematisch en vanuit verschillende invalshoeken in kaart gebracht voor het gehele projectproces. Niet alleen technische risico's, maar met name ook politieke, juridische en organisatorische risico's worden geïnventariseerd. Er wordt een lijst opgesteld van de kwalitatief of kwantitatief belangrijkste risico's.

1. vaststellen doel

2. in kaart brengen risico’s

3. vaststellen belangrijkste risico’s

4. in kaart brengen beheersmaatregelen

Kiezen beheersmaatregelen
Nadat de risico’s en bijbehorende mogelijkheden voor wat betreft beheersmaatregelen in kaart zijn gebracht dient een keuze gemaakt te worden welke van de beheersmaatregelen daadwerkelijk worden uitgevoerd.

Hierbij worden de resultaten (weergegeven in een maatregeltabel) gebruikt die uit de laatste stap van de RISMAN-methode naar voren zijn gekomen. Bij het kiezen van beheersmaatregelen spelen vele factoren een rol, zoals het verwachte netto-effect (wegen de kosten van de beheersmaatregel tegen de baten op?), de uitvoerbaarheid van de maatregel, etc.

Voorafgaande aan de keuze van de beheersmaatregelen wordt allereerst de beheersdoelstelling vastgesteld. Op basis daarvan gaat men vervolgens verder met het maken van een keuze van de beheersmaatregelen. Bij het kiezen van beheersmaatregelen heeft men de keuze uit:

• Kwalitatief kiezen van beheersmaatregelen

• Een kwaltitatieve keuze van beheersmaatregelen is mogelijk na zowel een kwalitatieve als kwantitatieve RISMAN-analyse. Het meest logisch is echter dat na een kwalitatieve analyse ook een kwalitatieve keuze van beheersmaatregelen zal worden gemaakt.

• Kwantitatief kiezen van beheersmaatregelen. Kwantitatieve keuze van beheersmaatregelen kan alleen plaatsvinden als een kwantitatieve RISMAN-analyse is uitgevoerd

Opgemerkt moet worden dat het nooit mogelijk is om risico’s volledig te elimineren. Ook zal het niet mogelijk zijn alle risico’s te voorzien: er zal altijd een restrisico blijven bestaan.

Nadat een keuze is gemaakt uit de beheersmaatregelen dient voor de gekozen beheersmaatregel te worden aangegeven wie ervoor verantwoordelijk is dat de maatregel ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd en wordt een budget voor de uitvoering vastgesteld. Dit betekent niet dat deze persoon ook noodzakelijkerwijs zelf deze maatregel moet uitvoeren; de maatregel kan namelijk ook worden gedelegeerd aan iemand anders.

Het resultaat van deze stap is een overzicht van de belangrijkste risico's voor het project, maatregelen om die te beheersen en zijn personen aangewezen die daarvoor verantwoordelijk zijn.

Uitvoeren beheersmaatregelen
Zodra de beheersmaatregelen voor risico’s gekozen zijn en per maatregel een verantwoordelijke persoon is aangewezen, kunnen de maatregelen in uitvoering worden genomen. Het uitvoeren van beheersmaatregelen kan variëren van het afsluiten van een verzekering, tot het betrekken van een gemeente bij een bepaald overleg, het overdragen van één of meerdere risico's aan een aannemer tot het opnemen van extra tijd in de planning. Vanaf dit moment kan een beheersmaatregel worden beschouwd alsof het deel uitmaakt van het normale projectmanagement. Er is immers sprake van een (aantal) activiteit(en), een budget en een verantwoordelijke.

De verantwoordelijke personen zorgen ervoor dat de maatregelen ook daadwerkelijk worden getroffen. Zij kunnen de maatregelen zelf uitvoeren of dat delegeren.

Het kan nuttig blijken een maatregel voor uitvoering eerst verder uit te werken naar concrete activiteiten en bijvoorbeeld op te nemen in beslisdocumenten, voortgangsrapportages of actielijsten van het betreffende project. Op deze wijze maakt men risicomanagement onderdeel van het conventionele projectmanagement en wordt daadwerkelijk invulling gegeven aan de term ‘integraal projectmanagement’.

Het overzicht van de acties en door wie de acties dienen te worden uitgevoerd kan worden toegevoegd aan de tabel van de vorige stap.

Evalueren beheersmaatregelen
De stand van zaken van de beheersmaatregelen moet regelmatig worden bekeken. Zijn of worden de maatregelen uitgevoerd en hebben zij het gewenste effect? De activiteiten die met betrekking tot het evalueren van beheersmaatregelen worden uitgevoerd, zijn:

• monitoren van beheersmaatregelen

• vaststellen effect beheersmaatregelen

Behalve dat gekeken wordt naar het resultaat van een beheersmaatregel is het niet onverstandig aandacht te besteden aan het proces dat daartoe geleid heeft. Stilstaan bij punten zoals:

• wat heeft er eventueel toe geleid dat niet het gewenste resultaat bereikt is?

• is de frequentie waarop overlegd werd naar tevredenheid?

• moet de wijze van informatievoorziening misschien worden aangepast?

• werd de gewenste informatie gecommuniceerd?

• blijken verantwoordelijkheden juist toegewezen, en waarom (niet)?

Dergelijke informatie kan er toe bijdragen dat de volgende risicomanagement cyclus effectiever is.

Actualiseren risico-analyse
Na evaluatie van de beheersmaatregelen is de RISMAN-cyclus in feite weer rond en wordt de risicoanalyse geactualiseerd. Gekeken wordt wat mogelijke nieuwe risico’s zijn. Voor deze nieuwe risico’s worden wederom mogelijke beheersmaatregelen in kaart gebracht en start men opnieuw met het doorlopen van het proces.

De risicoanalyse kan worden geactualiseerd door opnieuw de RISMAN-methode uit te voeren. Dit is echter met name zinvol voorafgaande aan de overgang naar een nieuwe projectfase. Op dat moment is het belangrijk om een goed beeld te hebben van de risico’s in de nieuwe projectfase. Tijdens een projectfase is het echter niet altijd nodig om elke keer een grondige risicoanalyse uit te voeren en kan worden volstaan met het uitvoeren van een RISMAN Quick scan.